Escrevemos cada vez mais nos notebooks, tablets, smartphones, e outros recursos tecnológicos. Perdemos as contas de quantas palavras digitamos durante o dia. Escrever em papel com lápis ou caneta é raro no ambiente corporativo hoje em dia.
Ferramentas que nos auxiliam a mandar mensagens e escrever textos corrigem, automaticamente, possíveis erros de português e conjugação de verbos. Mas, e a etiqueta profissional? Aí, não é com as tecnologias.
A etiqueta profissional é algo que as ferramentas tecnológicas não podem corrigir por nós, ela tem que partir de você e do seu conhecimento, seu senso de escrita, de mercado e de padrões corporativos. Em outras palavras, você tem que ter propriedade para mandar e-mails profissionais.
A etiqueta na rotina corporativa
A etiqueta profissional requer um assunto claro
Muitas vezes as pessoas decidem se vão ou não abrir um e-mail de acordo com o que está no assunto. O ideal é que você escolha opções que deixem claras as suas intenções com o e-mail e que aborde a questão que você queira tratar.
Bons exemplos para assunto seriam: “mudança na data da reunião”, “dúvida sobre a apresentação” ou “sugestão para a proposta”. Esse é o primeiro passo da etiqueta profissional para e-mails, mas há outros, tão importante quanto.
Use endereço de e-mail profissional
É provável que você use um endereço de e-mail da empresa onde trabalha, se isso não acontece, se atente a essa questão, é fundamental. Algumas pessoas, por pressa, descuido ou por achar mais prático, usam os e-mails pessoais para tratar assuntos referentes ao trabalho e, neste caso, é preciso ter cuidado com o endereço de e-mail escolhido.
Opte por um endereço que informe seu nome para que o destinatário não tenha dúvidas de quem esteja enviando. Também, caso ainda use, abandone aqueles e-mails engraçadinhos, como “skateboy@” ou “loirinha@”, entre outros, pelo menos para tratar de assuntos referentes ao trabalho.
Cuidado com o “responder a todos”
Muitas vezes não é interessante para uma pessoa ser incluída em um e-mail com diversas outras pessoas que não tem nada a ver com ele. Cuidado ao usar a opção “responder a todos”, a menos que seja realmente interessante para todas as pessoas da lista aquelas informações que você tem a passar.
A etiqueta pede saudações profissionais
Algumas expressões são muito coloquiais, como “E ai”, “Beleza”, “Opa”, entre outras. Às vezes essas expressões que usamos no dia a dia não caem bem em um e-mail corporativo, que estamos prestes a enviar para outros profissionais do mesmo cargo ou até mesmo superiores. Prefira referências mais formais, como um “Oi” ou “Olá”, sempre acompanhado de um “Bom dia, “Boa tarde” ou “Boa noite”, no mínimo.
Outra dica da cartilha de etiqueta é não encurtar o nome do colega de trabalho, pelo menos não em mensagens e e-mails. Prefira “Olá Bruna” ao invés de “Olá Bru”, por exemplo.
Use com cautela os pontos de exclamação
O uso do ponto de exclamação no final de uma sentença tem o objetivo de transmitir emoção. No entanto, o uso exagerado pode parecer demasiado emocional ou mesmo imaturo. Dessa forma fazendo as frases, e o texto como um todo, perder seu impacto. Deixe o uso da exclamação apenas quando você realmente quiser ressaltar um ponto.
Modere o humor
O humor pode ser uma ótima ferramenta para descontrair, mas quando usado no e-mail ou em mensagens de aplicativos, ele pode perder o tom e o contexto. No ambiente de trabalho, use apenas se conhecer bem o destinatário para saber que aquele conteúdo será engraçado para ele como é para você.
E lembre-se que nem tudo que é engraçado falado, poderá ser engraçado na forma escrita, algo pode perder o humor quando mal interpretado. Portanto, caso tenha dúvida, evite usar.
Vale ressaltar também a importância do bom senso quanto a comunicação com os colegas. Nem todos são abertos para o humor na ambiente corporativo, por tanto antes de utilizar esse recurso, saiba, com certeza, se o humor será bem-vindo por determinada pessoa ou equipe.
Responder todos seus e-mails faz parte da etiqueta
Mesmo que exija um esforço da sua parte, tente responder a todos os e-mails enviados para você. Mesmo aqueles que sejam engano. A resposta não é obrigatória, mas serve como etiqueta de e-mail, principalmente se a pessoa trabalhar na mesma empresa que você. Uma forma adequada de responder é avisar a pessoa do engano para que ela possa enviar o e-mail para a pessoa certa.
Texto impecável faz parte da etiqueta
Seus erros não vão passar despercebidos dependendo do seu destinatário, por isso a importância da revisão. Não confie nos corretores ortográficos e leia o e-mail algumas vezes, inclusive em voz alta. Se for para alguém muito importante quanto a hierarquias, como um gestor, diretor ou até mesmo um CEO, peça que um colega leia para você.
Mesmo que você revise várias vezes, nossos olhos podem nos “trair”, letras podem passar despercebidas pelo nosso cérebro que lê automaticamente em determinado momento. Outras pessoas, por ainda não terem tido contato com o texto, verão com mais facilidade algum erro.
Adicione o endereço de e-mail após escrever
Pode acontecer de você encaminhar um e-mail inacabado acidentalmente o que seria chato. O indicado é que, mesmo se você estiver respondendo a uma mensagem, apagar o endereço de e-mail e só inseri-lo novamente ao terminar a mensagem.
Confira se o destinatário está correto
Com centenas de pessoas na sua lista de contatos não é difícil errar o endereço e enviar a mensagem para a pessoa errada (ou grupo errado no caso das mídias), o que pode ser embaraçoso. Portanto, confira mais de uma vez se o destinatário está correto.
Esperamos que com todas essas dicas você se torne um ótimo profissional quanto ao envio de e-mails e textos corporativos. Separamos esse curso para você sobre Português Empresarial, com um valor muito acessível, aproveite e mãos à obra!
